Автоматизация бизнес процессов и переход на работу через Интернет жизненно необходимы многим крупным компаниям, но не так уж и просты! Согласно отчету Gartner Group, известной исследовательской фирмы, не менее 75% всех проектов электронизации бизнеса заканчиваются неудачей из-за неправильного планирования и завышенных ожиданий от новых технологий. Повышение производительности и снижение издержек, обещанные после внедрения решений электронной технологии часто не ощущаются не из-за проблем в самой технологии, а в результате неправильного управления их внедрением. В большинстве случаев, если масштабный процесс установки решений автоматизации бизнес процессов дает сбой, ответственность скорее ложится на руководство предприятия. Неспособность понять масштаб проекта, упрощенный подход к поставленной задаче, завышенные ожидания, недостаток необходимых ресурсов — это лишь часть ошибок, совершаемых руководством, которые мешают внедрению и использованию систем управления бизнесом.

Как успешно внедрить решения электронного бизнеса

Проблемы при внедрении решений электронного бизнеса

Рассмотрим пример:

Крупная дистрибьюторская компания приняла решение применить новую систему управления закупок на основе Интернета. Потребители—предполагаемые пользователи системы—были настроены достаточно скептически по отношению к возможностям системы, так как им не хватало знаний и они практически не получили достаточного обучения по использованию похожих систем. В результате, на полную установку системы понадобилось около года, что сильно сказалось на производительности. Итоговая стоимость внедрения оказалась в несколько раз выше, чем первоначальный бюджет. С аналогичными трудностями при внедрении решений электронной коммерции сталкивается достаточно большое число компании.

Проблемы, появление которых наиболее вероятно при внедрении решений направленных на оптимизацию бизнес процессов приведены ниже:

• Менеджеры верхнего звена тратят недостаточно времени и усилий, чтобы изучить и понять различные аспекты решения. В результате, они, не имея представления о том, как их подчиненные будут адаптироваться к этому решению после его внедрения, не могут сформулировать для них определенные цели по параметрам эффективности и производительности.

• Конечные пользователи не получают необходимого обучения. В результате новое решение воспринимается ими как излишнее бремя, а не средство повышения производительности и эффективности.

• Часто IT инфраструктура предприятия недостаточно развита или современна и не способна в полной мере поддерживать новое решение.

• Из-за неправильного понимания менеджментом решений электронного бизнеса, которые предстоит внедрить, очень часто на проект выделяется значительно меньше денег и времени, чем требуется.

• Зачастую передовые Интернет решения электронной технологии приходится интегрировать в уже существующие системы, что, в свою очередь, иногда порождает несовместимость ПО и системы.

Как избежать эти трудности

Решения электронного бизнеса это сложные системы, которые охватывают значительную часть внутренних операций предприятия и его отношений с клиентами. Поэтому внедрение этих проектов должно проводиться в соответствии с подробным продуманным планом.

Подготовка

Очень важно правильно и грамотно составить техническое задание. При его разработке необходимо вовлечь всех конечных пользователей решения, а не только технических экспертов и специалистов по бизнес-моделированию.

Основные вопросы, ответы на которые необходимы при создании ТЗ:

• Какова наиболее важная задача, для которой создается данное решение?

• Какие ключевые проблемы должно устранить данное решение?

• Оправдываются ли затраченные время и деньги внедрением этого решения?

• Каковы основные этапы внедрения?

• Как определить завершение того или иного этапа?

После определения всех сотрудников, вовлеченных в процесс внедрения, создается специальная группа, состоящая из специалистов всех необходимых отделов. Эта группа будет отвечать за разработку плана внедрения решения. В соответствии с этим планом распределяются ресурсы и сроки исполнения.

Обучение и подготовка

Обучение подразумевает сторону «зачем», а подготовка сторону «как»

• Выберите тех, которым необходимы обучение и подготовка

• Определите цели

• Определите критерии обучения и подготовки и разработайте план занятий

• Создайте методику оценки

• Проведите сам процесс обучения

• Оцените результаты

Внедрение

Внедрение решения должно проводиться в строгом соответствии с назначенными этапами. По завершении каждого этапа привлекайте высшее руководство для контроля над прогрессом. Проведите реальную проверку!

• Насколько решение соответствует вашим ожиданиям на данный момент?

• Осуществляет ли оно те действия, которые и предполагались?

• Нужно ли пересмотреть какой-либо из приоритетов?

После завершения процесса внедрения, проведите специальное совещание с участием группы разработки и конечных пользователей. Самое важное на данном этапе—определить, все ли, вовлеченные в проект, удовлетворены результатом.

Чтобы правильно внедрить решения электронного бизнеса, очень важно понимать технологии, на которых оно основано. При необходимости наймите консультанта и проработайте с ним все вопросы. В долгосрочной перспективе, это должно сэкономить значительные затраты времени и денег.

О чем еще необходимо помнить:

Решения электронного бизнеса—это просто средства управления бизнесом. Не ждите, что они кардинально изменят все ваши представления о бизнес процессах. Внедрение решения электронной коммерции, как и любой другой проект, требует четкого пошагового управления. Принимая решение о внедрении, удостоверьтесь, что это действительно необходимо для бизнеса. Электронная торговая площадка, бизнес портал—лишь немногие из решений е-бизнеса, которые способствуют привлечению новых покупателей и открывают новые рынки. Эти решения также позволяют упорядочить многие важные бизнес-процессы. В отношении стратегии электронных технологий эти решения должны быть заявлены в качестве приоритетных.Следите за появлением новых технологий и исследуйте стратегии электронных технологий, применяемые вашими конкурентами. Электронный бизнес это—быстро развивающийся сегмент рынка, вы должны быть готовы к изменениям и применять их по необходимости.